اتفاقية معالجة البيانات

أنت تستخدم PrivadiOffice لإدارة نشاطك. وتخزّن بذلك بيانات أشخاص ليسوا نحن: عملاؤك وموظفوك وجهات الاتصال لديك. وأنت المسؤول عن هذه البيانات. ونحن نخزّنها ونعالجها لأنك كلّفتنا بذلك فحسب.

أما ما يحدث لبياناتك أنت فمذكور في سياسة الخصوصية وليس هنا.

الموضوع: توفير وتشغيل برنامج PrivadiOffice لإدارة العملاء وعروض الأسعار والفواتير والمواعيد والنفقات والخطابات والموظفين.

المدة: طوال مدة عقد الاستخدام، بما في ذلك فترة التجربة.

الطبيعة والغرض: تخزين البيانات التي تُدخلها وترتيبها وقراءتها وتعديلها وحذفها ونقلها، حصريًا لتوفير وظائف البرنامج لك.

الأشخاص المعنيون: عملاؤك وجهات الاتصال لديهم، وموظفوك، ومورّدوك.

فئات البيانات: البيانات الأساسية (الاسم، الشركة، العنوان)، وبيانات الاتصال، وبيانات العقود والفوترة، وبيانات المواعيد، وكذلك — إن استخدمت إدارة الموظفين — البيانات الأساسية للموظفين بما فيها تاريخ الميلاد ومكانه والجنسية ورقم التعريف الضريبي والفئة الضريبية والطائفة الدينية ورقم التأمين الاجتماعي والتأمين الصحي وبيانات البنك وتفاصيل علاقة العمل.

ملاحظة: الطائفة الدينية فئة خاصة من البيانات الشخصية وفق المادة 9. فلا تُدخلها إلا بقدر حاجتك الفعلية إليها لحساب الرواتب.

إذا استخدمت تسجيل أوقات العمل والغيابات، تُضاف: أوقات العمل (بداية كل مهمة ونهايتها، والموقع المرتبط، والساعات المحسوبة، وسجل التعديلات) والغيابات بنوعها وفترتها وحالتها وملاحظتها.

كذلك تُعدّ المعلومة بأن موظفًا كان مريضًا في أيام بعينها فئة خاصة وفق المادة 9 من اللائحة العامة لحماية البيانات. سجّل نوع الغياب «مرض» فقط ولا تُدخل أي تشخيص طبي.

نعالج البيانات حصريًا وفق تعليماتك. ويُعد ما تفعله في البرنامج نفسه التعليمة الأساسية. أما التعليمات الأخرى فتوجَّه إلى info@privadi.net.

وإذا رأينا أن تعليمة ما مخالفة للقانون، أبلغناك بذلك وجاز لنا تعليق تنفيذها.

ولا نستخدم بيانات عملائك وموظفيك لأي غرض خاص بنا — لا للإعلان ولا للتحليل ولا لتطوير البرنامج.

جميع الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات ملزمون بالسرية. وهو حاليًا المشغّل نفسه حصريًا.

وفقًا للمادة 32 نتخذ على وجه الخصوص التدابير التالية:

• نقل مشفَّر عبر TLS، مفروض على جميع الصفحات
• تُخزَّن كلمات المرور كقيمة تجزئة فقط، وليس بنص واضح
• فصل الحسابات في قاعدة البيانات: كل استعلام مُقيَّد بالحساب الخاص
• تسجيل خروج تلقائي بعد ساعة من عدم الاستخدام
• روابط إعادة تعيين كلمة المرور صالحة 60 دقيقة ولمرة واحدة فقط
• موقع الخادم في ألمانيا، والوصول عبر ملف مفتاح فقط
• نسخ احتياطية منتظمة مع حفظ الإصدارات لدى مزوّد الخادم
• لا وصول للمشغّل إلى بيانات عملاء المستخدمين؛ ووصول الدعم فقط بموافقة صريحة ومحدودة المدة ومع التسجيل

ويجوز لنا تطوير هذه التدابير ما دام مستوى الحماية لا ينخفض.

توافق على الاستعانة بالمعالِجين من الباطن التاليين:

• STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin — تشغيل الخادم والنسخ الاحتياطية. الموقع: ألمانيا.

وإذا أُضيف معالِج آخر من الباطن، أبلغناك مسبقًا. ويمكنك الاعتراض خلال 14 يومًا؛ وعندئذ يحق لك إنهاء العقد استثنائيًا.

ولا يُعد مزوّد بريدك الإلكتروني معالِجًا من الباطن: فإرسال فواتيرك يتم عبر خادم البريد الصادر الذي تُدخله بنفسك.

ندعمك في الرد على طلبات الأشخاص المعنيين وفي الوفاء بواجباتك وفق المواد 32 إلى 36.

وإذا عَلِمنا بانتهاك لحماية البيانات الشخصية، أبلغناك دون تأخير — لتتمكن من الالتزام بمهلة الـ72 ساعة تجاه الهيئة الرقابية.

نُثبت لك عند الطلب التزامنا بهذه الاتفاقية. ويمكنك التحقق من ذلك بقدر معقول وبعد إشعار مسبق. ويتم ذلك في المقام الأول عبر إفادة كتابية حتى لا يتعطل عمل المستخدمين الآخرين.

بعد انتهاء عقد الاستخدام نحذف البيانات المعالَجة لحسابك خلال 30 يومًا. ويمكنك قبل ذلك تنزيلها بنفسك في أي وقت.

ويُستثنى ما يقع علينا بشأنه التزام قانوني بالحفظ. فتُحجب هذه البيانات بدلًا من حذفها.

إذا تغيّر شيء في المعالجة، قدّمنا لك إصدارًا جديدًا. وإلى أن تقبله يبقى الإصدار السابق ساريًا.

والنسخة الألمانية من هذه الاتفاقية هي الملزمة.