سياسة الخصوصية

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0177/480 90 10 E-Mail: info@privadi.net

لا يوجد مسؤول عن حماية البيانات؛ إذ لا تتوافر الشروط القانونية لتعيينه.

يفصل PrivadiOffice عن قصد بين نوعين من البيانات.

بياناتك أنت — حسابك وبيانات شركتك وإعداداتك. نحن المسؤولون عنها، وهذه السياسة تتناولها.

بيانات عملائك وموظفيك التي تُدخلها في PrivadiOffice. أنت المسؤول عنها. نحن نحفظها لك فقط ولا نطّلع عليها. وينظّم ذلك اتفاقية معالجة البيانات.

لا يوجد في PrivadiOffice أي وصول يمكّننا من الاطّلاع على بيانات عملاء مستخدمينا، ولن يُنشأ مثل هذا الوصول. وإذا احتجت إلى مساعدة واضطررنا للاطّلاع على حسابك، فلا يكون ذلك إلا بموافقتك الصريحة والمؤقتة. ويُسجَّل كل وصول من هذا النوع.

على خادم في ألمانيا تُشغّله STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin. والاتصال مشفَّر (TLS). ولا يجري أي نقل إلى دول خارج الاتحاد الأوروبي.

توجد مع مزوّد الخادم اتفاقية معالجة بيانات وفقًا للمادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات.

عند فتح الموقع تُعالَج بيانات تقنية يرسلها متصفحك: العنوان المطلوب، والوقت، وحجم البيانات المنقولة، والصفحة المُحيلة، ومعرّفات المتصفح ونظام التشغيل، وعنوان IP. وهذا ضروري تقنيًا لعرض الصفحة ويخدم أمن التشغيل.

الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (و) من اللائحة. وتُحذف هذه السجلات خلال 7 أيام كحد أقصى.

نحصي بأنفسنا عدد مرات فتح الصفحة الرئيسية. ونخزّن عندئذٍ التاريخ فقط، والصفحة المفتوحة، والصفحة التي جاء منها الزائر إن وُجدت.

ولا يُخزَّن: عنوان IP، ولا أي معرّفات، ولا ملفات تعريف ارتباط، ولا أي خصائص أخرى تتيح التعرّف على الزائر. ولا يُخزَّن شيء على جهازك ولا يُقرأ منه شيء. ولا تجري أي عملية تنميط.

ولا نستخدم خدمات خارجية مثل Google Analytics. الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (و).

يستخدم PrivadiOffice ملف تعريف ارتباط واحدًا ضروريًا تقنيًا: ملف جلسة تسجيل الدخول. وبدونه لن تتمكن من تسجيل الدخول. ولا يحتوي على خصائص إعلانية أو تحليلية.

أما مدة صلاحيته فتقررها أنت عند تسجيل الدخول. فبدون مربع «إبقائي مسجّل الدخول» يسجّل PrivadiOffice خروجك بعد ساعة واحدة من عدم النشاط. ومع تحديد المربع يبقى تسجيل الدخول صالحًا حتى 30 يومًا ويُجدَّد مع كل زيارة. ويمكنك إنهاؤه في أي وقت عبر «تسجيل الخروج» أو حذف بيانات المتصفح؛ ويسري المربع فقط على المتصفح أو التطبيق الذي حدّدته فيه.

لا توجد ملفات تعريف ارتباط إعلانية ولا ملفات لجهات خارجية. ولهذا لا يظهر أي إشعار بشأنها.

من أجل الحساب نعالج: عنوان البريد الإلكتروني، وكلمة المرور (كقيمة تجزئة فقط، وليس بنص واضح)، والاسم، وبيانات الشركة، والعنوان، وبيانات الاتصال، والرقم الضريبي ورقم ضريبة القيمة المضافة، وبيانات البنك للطباعة على الفواتير، وإعداداتك، ووقت التسجيل وآخر استخدام.

الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (ب) — تنفيذ العقد.

اختياري لتقدير الضرائب: إذا أدخلت في الإعدادات بيانات حساب الضرائب — الشكل القانوني، ومعدل ضريبة التجارة في بلديتك، والتقدير المشترك مع شريك، والدخل الآخر، ومعدل ضريبة الكنيسة — فإنها تُخزَّن في حسابك. وتخدم فقط عرض رقم ضريبي تقريبي داخل البرنامج. ويجري الحساب على خادمنا، ولا يحدث أي نقل إلى مصالح الضرائب أو المستشارين الضريبيين أو أي طرف ثالث. وهذه البيانات اختيارية؛ وبدونها يحسب البرنامج وفق افتراضات قياسية. والأساس القانوني هو موافقتك وفق المادة 6 الفقرة 1 (أ) من اللائحة، ويمكنك سحبها في أي وقت بإفراغ الحقول.

مدة الحفظ: طوال مدة العقد. بعد انتهاء الاشتراك يبقى حسابك ومحتواك ثلاثة أشهر إضافية؛ خلال هذه المدة يمكنك تنزيل بياناتك، أما بقية الوظائف فتكون مقفلة. بعد ذلك يُحذف الحساب والمحتوى تلقائيًا ونهائيًا — ونذكّرك بالبريد الإلكتروني قبل 14 يومًا وقبل يوم واحد. وإذا حذفت حسابك بنفسك، يتم ذلك مباشرة بعد تأكيدك عبر البريد الإلكتروني. ويُستثنى ما يخضع لالتزام قانوني بالحفظ — إذ يجب علينا الاحتفاظ بالفواتير الصادرة إليك حتى عشر سنوات.

إذا أرسلت فواتير أو عروض أسعار من PrivadiOffice، فإن ذلك يتم عبر خادم البريد الصادر لمزوّدك أنت، الذي تُدخله في الإعدادات. أي أن الرسالة تصدر منك لا منّا. وتُحفظ بيانات دخولك لهذا الغرض مشفّرة في حسابك.

أما رسائل النظام التي تخصّك شخصيًا — مثل رابط إعادة تعيين كلمة المرور — فنستخدم لها مُرسِلنا الخاص.

إذا أنشأت فاتورة متكررة، تُنشأ الفاتورة تلقائيًا في اليوم الذي حددته، وتُرسل — إن اخترت ذلك — إلى العميل المسجَّل دون تدخل إضافي منك. ولهذا الغرض تعمل على الخادم عملية مجدولة زمنيًا تتحقق مرة واحدة يوميًا من السلاسل المستحقة. ولا تُعالَج في ذلك بيانات غير التي تُعالَج عند إرسال فاتورة يدويًا؛ الفارق الوحيد أن المشغِّل هو الساعة بدلًا من نقرتك. وتبقى المسؤولية عن الإرسال لديك.

ما تُدخله في PrivadiOffice عن عملائك وموظفيك نعالجه حصريًا بتكليف منك ووفق تعليماتك. ولهذا تسري بيننا اتفاقية معالجة بيانات وفقًا للمادة 28، تُبرمها عند التسجيل ويمكنك الاطّلاع عليها في أي وقت.

مهم لك: أنت المتحكّم تجاه عملائك وموظفيك. لذا عليك إبلاغهم بأنك تعالج بياناتهم — وهذا تغطّيه سياسة الخصوصية الخاصة بك، لا سياستنا.

يمكنك لكل موظف حفظ مستندات ضمن „المستندات“ تُنشأ من بياناته الأساسية — عقد العمل واستمارة الموظف. تُخزَّن كنص في حسابك على الخادم نفسه الذي تُحفظ عليه بقية بياناتك، ولا نطّلع عليها. وعند حذف الموظف تُحذف مستنداته معه؛ ويمكنك حذف أي مستند منفرد في أي وقت. أما مدة الاحتفاظ بملفات الموظفين فتخضع للمهل الضريبية والتأمينية السارية عليك بصفتك صاحب العمل — وهذا قرارك أنت، لا قرارنا.

إذا استخدمت تسجيل أوقات العمل، فإنك تعالج أوقات عمل موظفيك: بداية كل مهمة ونهايتها، والموقع المرتبط بها، والساعات المحسوبة من ذلك، وكذلك كل تعديل لاحق مع وقته ومَن أجراه. وسجل التعديلات ليس إضافة اختيارية بل نتيجة لواجب التوثيق الواقع عليك وفق § 17 MiLoG. ومن البيانات نفسها تنشأ تهيئة الرواتب الشهرية لمكتب الضرائب ومعاينة تكاليف الأجور؛ وبعد إقفال الشهر لا يمكن تغييره دون أن يظهر ذلك.

كذلك تسجّل الغيابات: الإجازة، والمرض، والإجازة بدون أجر، والعطل الرسمية، مع الفترة وحالة الطلب وملاحظة حرة. وإذا أبلغ موظفوك بأنفسهم عبر وصولهم الشخصي، فإن السجلات تنشأ هناك. وكون شخص مريضًا في أيام بعينها هو من البيانات الصحية بمفهوم المادة 9 من اللائحة العامة لحماية البيانات. أنت تجمعها بصفتك المسؤول، وفقط بالقدر اللازم لاستمرار صرف الأجر وتخطيط الإجازات والوفاء بواجبات التوثيق لديك؛ أما بالنسبة لنا كمعالِج فتنطبق المادة 9(2)(ب) مع اتفاقية معالجة البيانات. ولا مكان للتشخيصات الطبية في حقل الملاحظات — فهي غير لازمة لأيٍّ من هذه الأغراض.

تبقى الأوقات والغيابات محفوظة إلى أن تحذف الموظف. أما مدد الحفظ التي تسري عليك — مثل سنتين للسجلات وفق § 17 MiLoG — فتتحدد بواجباتك أنت بصفتك صاحب عمل.

لا نبيع البيانات ولا ننقلها لأغراض إعلانية. ولا يتم النقل إلا إلى مقدّمي خدمات لازمين للتشغيل ويعملون بتكليف منّا — وهو حاليًا مزوّد الخادم فقط — وكذلك عندما نكون ملزمين قانونًا.

لك في أي وقت الحق في:

• الاطّلاع على البيانات المحفوظة عنك (المادة 15)
• تصحيح البيانات الخاطئة (المادة 16)
• المحو (المادة 17)
• تقييد المعالجة (المادة 18)
• تسلّم بياناتك بصيغة شائعة (المادة 20)
• الاعتراض على المعالجة المستندة إلى مصالح مشروعة (المادة 21)

تكفي رسالة غير رسمية إلى info@privadi.net.

كما يمكنك تقديم شكوى إلى هيئة رقابية. والهيئة المختصة بنا هي Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

إذا تغيّر في PrivadiOffice ما يمسّ التعامل مع البيانات، نُعدّل هذه السياسة في الخطوة نفسها ونرفع التاريخ أعلاه. ويرى المستخدمون المسجّلون عندئذٍ علامة بجوار بند «الخصوصية» في البرنامج إلى أن يفتحوا السياسة مرة واحدة.