Політика конфіденційності

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0177/480 90 10 E-Mail: info@privadi.net

Уповноваженого з захисту даних немає; законодавчі передумови для цього відсутні.

PrivadiOffice свідомо розділяє два види даних.

Ваші власні дані — обліковий запис, дані фірми, налаштування. За них відповідаємо ми, і саме про них ця політика.

Дані ваших клієнтів і працівників, які ви вносите в PrivadiOffice. За них відповідаєте ви. Ми лише зберігаємо їх для вас і не переглядаємо. Це врегульовано договором про обробку даних.

У PrivadiOffice немає доступу, через який ми могли б переглядати дані клієнтів наших користувачів, і такий доступ не створюватиметься. Якщо вам потрібна допомога і нам треба зазирнути до вашого облікового запису, це можливо лише за вашим явним і тимчасовим дозволом. Кожен такий доступ протоколюється.

На сервері в Німеччині, який обслуговує STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin. З'єднання зашифроване (TLS). Передавання до країн поза межами ЄС не відбувається.

З постачальником сервера укладено договір про обробку даних згідно зі ст. 28 GDPR.

Під час відкриття обробляються технічні дані, які передає ваш браузер: запитана адреса, час, обсяг переданих даних, сторінка-джерело, ідентифікатори браузера та операційної системи, а також IP-адреса. Це технічно необхідно для показу сторінки та слугує безпеці роботи.

Правова підстава — ст. 6 (1) (f) GDPR. Ці журнали видаляються щонайпізніше через 7 днів.

Ми самі рахуємо, скільки разів відкривали головну сторінку. При цьому зберігаємо лише дату, відкриту сторінку та — за наявності — сторінку, з якої прийшов відвідувач.

Не зберігаються: IP-адреса, будь-які ідентифікатори, файли cookie чи інші ознаки, за якими можна впізнати відвідувача. На вашому пристрої нічого не зберігається і нічого не зчитується. Профілювання не здійснюється.

Сторонні сервіси на кшталт Google Analytics не використовуються. Правова підстава — ст. 6 (1) (f) GDPR.

PrivadiOffice встановлює один технічно необхідний файл cookie — сеансовий файл входу. Без нього ви не змогли б увійти. Він не містить рекламних чи аналітичних ознак.

Строк його дії ви обираєте під час входу. Без позначки «Залишатися в системі» PrivadiOffice виходить із системи після однієї години без активності. З позначкою вхід залишається дійсним до 30 днів і подовжується з кожним візитом. «Вийти» та видалення даних браузера завершують його будь-коли; позначка діє лише для того браузера чи застосунку, де ви її поставили.

Рекламних файлів cookie та файлів сторонніх постачальників немає. Тому банер про cookie не з'являється.

Для облікового запису ми обробляємо: адресу електронної пошти, пароль (лише як контрольну суму, ніколи у відкритому вигляді), ім'я, дані фірми, адресу, контактні дані, податковий номер і номер ПДВ, банківські реквізити для друку на рахунках, ваші налаштування, а також час реєстрації та останнього використання.

Правова підстава — ст. 6 (1) (b) GDPR, виконання договору.

Добровільно для оцінки податків: якщо ти вносиш у налаштуваннях дані для розрахунку податків — правову форму, ставку промислового податку твоєї громади, спільне оподаткування з партнером, інші доходи, ставку церковного податку — вони зберігаються у твоєму обліковому записі. Вони слугують виключно для показу приблизної суми податку в програмі. Розрахунок виконується на нашому сервері; передавання податковим органам, податковим консультантам чи іншим третім особам не відбувається. Ці дані є добровільними; без них програма рахує за стандартними припущеннями. Правова підстава — твоя згода за ст. 6 (1) (a) GDPR, яку ти можеш будь-коли відкликати, очистивши поля.

Строк зберігання: на час дії договору. Після завершення підписки обліковий запис і вміст зберігаються ще три місяці; у цей час ви можете завантажити свої дані, решта функцій заблокована. Після цього обліковий запис і вміст видаляються автоматично та безповоротно — за 14 днів і за один день ми нагадуємо електронною поштою. Якщо ви видаляєте акаунт самі, це відбувається одразу після вашого підтвердження електронною поштою. Виняток становлять документи, що підлягають законному обов'язку зберігання — рахунки, виставлені вам, ми зберігаємо до десяти років.

Якщо ви надсилаєте рахунки або пропозиції з PrivadiOffice, це відбувається через сервер вихідної пошти вашого власного постачальника, який ви вказуєте в налаштуваннях. Тобто повідомлення надходить від вас, а не від нас. Ваші дані доступу зберігаються зашифрованими в обліковому записі.

Лише для системних повідомлень, що стосуються вас особисто — наприклад, посилання для скидання пароля — ми використовуємо власного відправника.

Якщо ви створюєте регулярний рахунок, він виписується автоматично у встановлений день і — якщо ви так налаштували — надсилається зазначеному клієнту без вашої участі. Для цього на сервері раз на добу виконується процес за розкладом, який перевіряє, які серії настали. Жодних інших даних при цьому не обробляється, ніж при рахунку, надісланому вручну; змінюється лише те, що запуск відбувається за годинником, а не за вашим натисканням. Відповідальність за надсилання залишається за вами.

Те, що ви вносите в PrivadiOffice про своїх клієнтів і працівників, ми обробляємо виключно за вашим дорученням і вказівками. Для цього між вами і нами діє договір про обробку даних згідно зі ст. 28 GDPR, який ви укладаєте під час реєстрації та можете переглянути будь-коли.

Важливо для вас: щодо своїх клієнтів і працівників контролером є ви. Тож ви маєте повідомити їх про обробку їхніх даних — це охоплює ваша власна політика конфіденційності, а не наша.

До кожного працівника ви можете додати документи в розділі „Документи“, що створюються з його даних — трудовий договір і анкету. Вони зберігаються як текст у вашому обліковому записі на тому самому сервері, що й інші ваші дані, і ми їх не переглядаємо. Якщо ви видалите працівника, його документи буде видалено разом із ним; окремі документи можна видалити будь-коли. Строки зберігання кадрових документів визначаються податковими та соціальними нормами, що діють для вас як роботодавця — це ваше рішення, не наше.

Якщо ви користуєтеся обліком робочого часу, ви обробляєте робочий час своїх працівників: початок і кінець кожної зміни, прив'язаний об'єкт, розраховані з цього години, а також кожну подальшу зміну із зазначенням часу та автора. Журнал змін — не додаток, а наслідок вашого обов'язку вести записи згідно з § 17 MiLoG. На тих самих даних ґрунтуються щомісячна підготовка зарплати для бухгалтера та прогноз витрат на оплату праці; після закриття місяця його вже не можна змінити непомітно.

Так само ви фіксуєте відсутності: відпустку, хворобу, неоплачувану відпустку та свята — щоразу з періодом, станом заявки та вільною приміткою. Якщо працівники повідомляють про це самі через свій особистий доступ, записи створюються там. Те, що хтось хворів у певні дні, є даними про стан здоров'я у розумінні ст. 9 GDPR. Ви збираєте їх як відповідальна особа і лише тією мірою, якою вони потрібні для збереження заробітку, планування відпусток і виконання ваших обов'язків щодо ведення записів; для нас як обробника діє ст. 9(2)(b) GDPR разом із договором про обробку даних. Діагнози не місце в полі примітки — для жодної з цих цілей вони не потрібні.

Дані про час і відсутності зберігаються, доки ви не видалите працівника. Які строки зберігання діють для вас — наприклад, два роки для записів згідно з § 17 MiLoG — визначається вашими власними обов'язками як роботодавця.

Ми не продаємо дані й не передаємо їх для реклами. Передавання відбувається лише постачальникам послуг, необхідним для роботи та діючим за нашим дорученням — наразі це лише постачальник сервера, — а також якщо ми зобов'язані за законом.

Ви маєте право будь-коли на:

• доступ до збережених про вас даних (ст. 15 GDPR)
• виправлення неправильних даних (ст. 16 GDPR)
• видалення (ст. 17 GDPR)
• обмеження обробки (ст. 18 GDPR)
• отримання ваших даних у поширеному форматі (ст. 20 GDPR)
• заперечення проти обробки на підставі законних інтересів (ст. 21 GDPR)

Достатньо звичайного повідомлення на info@privadi.net.

Крім того, ви можете подати скаргу до наглядового органу. Для нас це Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

Якщо в PrivadiOffice змінюється щось, що стосується поводження з даними, ми одразу оновлюємо цю політику та підвищуємо дату вгорі. Користувачі, які увійшли, бачать у програмі позначку поруч із пунктом «Конфіденційність», доки одного разу не відкриють політику.