Политика конфиденциальности

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0177/480 90 10 E-Mail: info@privadi.net

Уполномоченного по защите данных нет; законодательные предпосылки для этого отсутствуют.

PrivadiOffice сознательно разделяет два вида данных.

Ваши собственные данные — учётная запись, данные фирмы, настройки. За них отвечаем мы, и именно о них эта политика.

Данные ваших клиентов и сотрудников, которые вы вносите в PrivadiOffice. За них отвечаете вы. Мы лишь храним их для вас и не просматриваем. Это регулирует договор об обработке данных.

В PrivadiOffice нет доступа, через который мы могли бы просматривать данные клиентов наших пользователей, и такой доступ создаваться не будет. Если вам нужна помощь и нам придётся заглянуть в вашу учётную запись, это возможно только по вашему прямому и ограниченному по времени разрешению. Каждый такой доступ протоколируется.

На сервере в Германии, эксплуатируемом STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin. Соединение зашифровано (TLS). Передача в страны за пределами ЕС не осуществляется.

С поставщиком сервера заключён договор об обработке данных согласно ст. 28 GDPR.

При открытии обрабатываются технические сведения, передаваемые вашим браузером: запрошенный адрес, время, объём переданных данных, страница-источник, идентификаторы браузера и операционной системы, а также IP-адрес. Это технически необходимо для показа страницы и служит безопасности работы.

Правовое основание — ст. 6 (1) (f) GDPR. Эти журналы удаляются не позднее чем через 7 дней.

Мы сами считаем, сколько раз открывалась главная страница. При этом сохраняем только дату, открытую страницу и — при наличии — страницу, с которой пришёл посетитель.

Не сохраняются: IP-адрес, любые идентификаторы, файлы cookie и прочие признаки, по которым можно было бы узнать посетителя. На вашем устройстве ничего не сохраняется и ничего не считывается. Профилирование не производится.

Сторонние службы вроде Google Analytics не используются. Правовое основание — ст. 6 (1) (f) GDPR.

PrivadiOffice устанавливает один технически необходимый файл cookie — сеансовый файл входа. Без него вы не смогли бы войти. Он не содержит рекламных или аналитических признаков.

Срок его действия вы выбираете при входе. Без галочки «Оставаться в системе» PrivadiOffice выходит из системы через час без активности. С галочкой вход остаётся действительным до 30 дней и продлевается с каждым посещением. «Выйти» и удаление данных браузера завершают его в любой момент; галочка действует только для того браузера или приложения, где вы её поставили.

Рекламных cookie и cookie сторонних поставщиков нет. Поэтому баннер о cookie не появляется.

Для учётной записи мы обрабатываем: адрес электронной почты, пароль (только как контрольную сумму, никогда в открытом виде), имя, данные фирмы, адрес, контактные данные, налоговый номер и номер НДС, банковские реквизиты для печати на счетах, ваши настройки, а также время регистрации и последнего использования.

Правовое основание — ст. 6 (1) (b) GDPR, исполнение договора.

Добровольно для оценки налогов: если ты вносишь в настройках данные для расчёта налогов — правовую форму, ставку промыслового налога твоей общины, совместное декларирование с партнёром, прочие доходы, ставку церковного налога — они сохраняются в твоей учётной записи. Они служат исключительно для показа приблизительной суммы налога в программе. Расчёт выполняется на нашем сервере; передача налоговым органам, налоговым консультантам или иным третьим лицам не происходит. Эти данные добровольны; без них программа считает по стандартным допущениям. Правовое основание — твоё согласие по ст. 6 (1) (a) GDPR, которое ты можешь в любой момент отозвать, очистив поля.

Срок хранения: на время действия договора. После окончания подписки учётная запись и содержимое сохраняются ещё три месяца; в это время вы можете скачать свои данные, остальные функции заблокированы. Затем учётная запись и содержимое удаляются автоматически и безвозвратно — за 14 дней и за один день мы напоминаем по электронной почте. Если вы удаляете аккаунт сами, это происходит сразу после вашего подтверждения по электронной почте. Исключение составляют документы, подлежащие обязательному хранению по закону — выставленные вам счета мы обязаны хранить до десяти лет.

Если вы отправляете счета или предложения из PrivadiOffice, это происходит через сервер исходящей почты вашего собственного провайдера, который вы указываете в настройках. То есть сообщение исходит от вас, а не от нас. Ваши учётные данные хранятся для этого в зашифрованном виде в вашей учётной записи.

Только для системных сообщений, касающихся лично вас — например, ссылки для сброса пароля — мы используем собственного отправителя.

Если вы создаёте регулярный счёт, он выписывается автоматически в установленный день и — если вы так настроили — отправляется указанному клиенту без вашего участия. Для этого на сервере раз в сутки выполняется процесс по расписанию, проверяющий, какие серии наступили. При этом не обрабатываются никакие данные, кроме тех, что обрабатываются при счёте, отправленном вручную; отличается лишь то, что запуск происходит по часам, а не по вашему нажатию. Ответственность за отправку остаётся за вами.

То, что вы вносите в PrivadiOffice о своих клиентах и сотрудниках, мы обрабатываем исключительно по вашему поручению и указаниям. Для этого между вами и нами действует договор об обработке данных согласно ст. 28 GDPR, который вы заключаете при регистрации и можете просмотреть в любое время.

Важно для вас: по отношению к своим клиентам и сотрудникам контролёром являетесь вы. Значит, вы должны информировать их о том, что обрабатываете их данные — это охватывает ваша собственная политика конфиденциальности, а не наша.

К каждому сотруднику вы можете приложить документы в разделе „Документы“, создаваемые из его данных — трудовой договор и анкету. Они хранятся как текст в вашей учётной записи на том же сервере, что и остальные ваши данные, и мы их не просматриваем. При удалении сотрудника его документы удаляются вместе с ним; отдельные документы можно удалить в любое время. Сроки хранения кадровых документов определяются налоговыми и социальными правилами, действующими для вас как работодателя — это ваше решение, не наше.

Если вы пользуетесь учётом рабочего времени, вы обрабатываете рабочее время своих сотрудников: начало и конец каждой смены, привязанный объект, рассчитанные из этого часы, а также каждое последующее изменение с указанием времени и автора. Журнал изменений — не дополнение, а следствие вашей обязанности вести записи согласно § 17 MiLoG. На тех же данных строятся ежемесячная подготовка зарплаты для бухгалтера и прогноз расходов на зарплату; после закрытия месяца изменить его незаметно уже нельзя.

Точно так же вы фиксируете отсутствия: отпуск, болезнь, неоплачиваемое освобождение и праздники — каждое с периодом, состоянием заявки и свободным примечанием. Если сотрудники сообщают об этом сами через свой личный доступ, записи возникают там. То, что кто-то болел в определённые дни, является данными о состоянии здоровья в смысле ст. 9 GDPR. Вы собираете их как ответственное лицо и лишь в той мере, в какой они нужны для сохранения заработка, планирования отпусков и выполнения ваших обязанностей по ведению записей; для нас как обработчика действует ст. 9(2)(b) GDPR вместе с договором об обработке данных. Диагнозам не место в поле примечания — ни для одной из этих целей они не нужны.

Данные о времени и отсутствиях хранятся, пока вы не удалите сотрудника. Какие сроки хранения действуют для вас — например, два года для записей согласно § 17 MiLoG — определяется вашими собственными обязанностями как работодателя.

Мы не продаём данные и не передаём их в рекламных целях. Передача происходит только поставщикам услуг, необходимым для работы и действующим по нашему поручению — в настоящее время это только поставщик сервера, — а также если мы обязаны к этому по закону.

Вы вправе в любое время требовать:

• доступа к сохранённым о вас данным (ст. 15)
• исправления неверных данных (ст. 16)
• удаления (ст. 17)
• ограничения обработки (ст. 18)
• выдачи ваших данных в распространённом формате (ст. 20)
• возражения против обработки на основании законных интересов (ст. 21)

Достаточно письма в свободной форме на info@privadi.net.

Кроме того, вы можете подать жалобу в надзорный орган. Для нас это Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

Если в PrivadiOffice меняется что-то, затрагивающее обращение с данными, мы обновляем эту политику в том же шаге и повышаем дату выше. Вошедшие пользователи видят тогда в программе отметку рядом с пунктом «Конфиденциальность», пока однажды не откроют политику.