Umowa powierzenia przetwarzania danych

Korzystasz z PrivadiOffice, aby prowadzić swoją firmę. Przechowujesz przy tym dane osób, którymi nie jesteśmy my: Twoich klientów, pracowników, osób kontaktowych. Za te dane odpowiadasz Ty. My przechowujemy je i przetwarzamy wyłącznie dlatego, że nam to zlecasz.

Co dzieje się z Twoimi własnymi danymi, opisano w polityce prywatności, a nie tutaj.

Przedmiot: udostępnianie i prowadzenie oprogramowania PrivadiOffice do zarządzania klientami, ofertami, fakturami, terminami, wydatkami, pismami i pracownikami.

Czas trwania: na okres obowiązywania umowy o korzystanie, wraz z okresem próbnym.

Charakter i cel: przechowywanie, porządkowanie, odczytywanie, zmienianie, usuwanie i przekazywanie wprowadzonych przez Ciebie danych, wyłącznie w celu udostępnienia Ci funkcji oprogramowania.

Osoby, których dane dotyczą: Twoi klienci i ich osoby kontaktowe, Twoi pracownicy, Twoi dostawcy.

Kategorie danych: dane podstawowe (imię i nazwisko, firma, adres), dane kontaktowe, dane umowne i rozliczeniowe, dane terminów oraz — jeśli korzystasz z modułu pracowników — dane kadrowe, w tym data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, numer identyfikacji podatkowej, klasa podatkowa, wyznanie, numer ubezpieczenia społecznego, kasa chorych, dane bankowe i informacje o stosunku pracy.

Uwaga: wyznanie to szczególna kategoria danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO. Zapisuj je tylko w zakresie rzeczywiście potrzebnym do naliczania wynagrodzeń.

Jeśli korzystasz z ewidencji czasu pracy i nieobecności, dochodzą: czas pracy (początek i koniec każdego zlecenia, przypisany obiekt, wyliczone godziny, rejestr zmian) oraz nieobecności z rodzajem, okresem, statusem i notatką.

Informacja, że pracownik chorował w określonych dniach, jest również szczególną kategorią wg art. 9 RODO. Zapisuj rodzaj nieobecności „choroba“ i nie wpisuj żadnych diagnoz.

Przetwarzamy dane wyłącznie zgodnie z Twoimi poleceniami. Za podstawowe polecenie uznaje się to, co robisz w samym oprogramowaniu. Dalsze polecenia kieruj na info@privadi.net.

Jeśli uznamy polecenie za niezgodne z prawem, poinformujemy Cię o tym i możemy wstrzymać jego wykonanie.

Nie wykorzystujemy danych Twoich klientów i pracowników do własnych celów — ani do reklamy, ani do analiz, ani do rozwoju oprogramowania.

Wszystkie osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania poufności. Obecnie jest to wyłącznie sam operator.

Zgodnie z art. 32 RODO stosujemy w szczególności następujące środki:

• Szyfrowana transmisja przez TLS, wymuszona na wszystkich stronach
• Hasła przechowywane wyłącznie jako suma kontrolna, nigdy jawnie
• Rozdzielenie kont w bazie danych: każde zapytanie jest filtrowane do własnego konta
• Automatyczne wylogowanie po godzinie bez użycia
• Linki do resetu hasła ważne 60 minut i dokładnie raz
• Serwer w Niemczech, dostęp wyłącznie przez plik klucza
• Regularne kopie zapasowe z wersjonowaniem u dostawcy serwera
• Operator nie ma dostępu do danych klientów użytkowników; dostęp wsparcia tylko za wyraźną, ograniczoną czasowo zgodą i z rejestracją

Możemy rozwijać te środki, o ile poziom ochrony nie ulega obniżeniu.

Wyrażasz zgodę na korzystanie z następujących podmiotów podprzetwarzających:

• STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin — prowadzenie serwera i kopie zapasowe. Lokalizacja: Niemcy.

W przypadku dodania kolejnego podmiotu poinformujemy Cię wcześniej. Możesz wnieść sprzeciw w ciągu 14 dni; w takim wypadku możesz wypowiedzieć umowę w trybie nadzwyczajnym.

Twój własny dostawca poczty e-mail nie jest podprzetwarzającym: wysyłka Twoich faktur odbywa się przez serwer poczty wychodzącej, który sam wprowadzasz.

Wspieramy Cię w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu Twoich obowiązków z art. 32–36 RODO.

Jeśli dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych, zgłosimy Ci to bez zbędnej zwłoki — abyś mógł dotrzymać własnego 72-godzinnego terminu wobec organu nadzorczego.

Na żądanie wykażemy przestrzeganie niniejszej umowy. Możesz się o tym przekonać w rozsądnym zakresie i po uprzednim powiadomieniu. Odbywa się to przede wszystkim w formie pisemnej informacji, aby nie zakłócać pracy innych użytkowników.

Po zakończeniu umowy o korzystanie usuwamy przetwarzane dla Ciebie dane w ciągu 30 dni. Wcześniej możesz je w każdej chwili pobrać samodzielnie.

Wyjątkiem są dane objęte ustawowym obowiązkiem przechowywania. Takie dane są blokowane, a nie usuwane.

Jeżeli coś zmieni się w przetwarzaniu, przedstawimy Ci nową wersję. Do czasu jej przyjęcia obowiązuje dotychczasowa.

Wiążąca jest niemiecka wersja niniejszej umowy.